In vielen B2B-Unternehmen kommt ein Großteil der Bestellungen noch immer per E-Mail, Fax oder als PDF-Anhang. Was folgt, ist immer dasselbe: Eine Mitarbeiterin öffnet die Nachricht, liest den Auftrag, tippt die Daten in das Warenwirtschaftssystem – Artikelnummer, Menge, Lieferadresse, Kundennummer. Dann nochmal prüfen, ob alles stimmt. Dieser Vorgang kostet bei jedem Auftrag mehrere Minuten und skaliert nicht, wenn das Volumen steigt.
SmartProcess Lab richtet für B2B-Unternehmen automatisierte Auftragseingangs-Workflows ein. Eingehende Bestellungen – ob per E-Mail, als PDF oder über andere Kanäle – werden automatisch erkannt, ausgelesen und strukturiert in Ihr System übertragen. Ihr Team erhält die fertig verarbeiteten Daten, muss aber keine manuelle Eingabe mehr leisten.
Dabei bleibt Ihr bestehendes System das Herzstück: Wir integrieren die Automatisierung in das ERP, das Warenwirtschaftssystem oder das CRM, das Sie bereits nutzen.
1. Eingang erkennen: Die Automatisierung überwacht Ihr definiertes Postfach oder Ihren Eingang und erkennt eingehende Bestellungen anhand von Absender, Betreff oder Anhangformat.
2. Daten extrahieren: Relevante Bestelldaten werden automatisch aus dem Text oder dem PDF ausgelesen – Artikel, Menge, Referenznummern, Lieferanschrift.
3. Übertragung ins System: Die Daten werden in Ihr Zielsystem eingetragen. Bei Unklarheiten oder fehlenden Pflichtfeldern wird Ihr Team gezielt benachrichtigt – nicht für jeden Auftrag, sondern nur wenn Klärung nötig ist.
4. Bestätigung versenden: Optional sendet die Automatisierung automatisch eine Auftragsbestätigung an Ihren Kunden.
Die Lösung lohnt sich bereits ab wenigen Dutzend Bestellungen pro Woche.
Ja. Moderne KI-gestützte Extraktionsmethoden können auch unstrukturierte PDFs und Freitexte verarbeiten. Für vollständig standardisierte Formate (z.B. immer gleicher Aufbau) ist die Genauigkeit besonders hoch. Bei variablen Formaten wird die Lösung auf Ihre häufigsten Absender trainiert.
Die Automatisierung erkennt definierte Pflichtfelder. Fehlen diese oder sind Daten widersprüchlich, erhält Ihr Team eine gezielte Benachrichtigung für genau diesen Auftrag. Korrekte Bestellungen laufen ohne menschliches Eingreifen durch – nur Ausnahmen landen auf dem Schreibtisch.
In den meisten Fällen ja. Wir prüfen im Erstgespräch, welche Schnittstellen Ihr System bietet, und entwickeln die Integration entsprechend. Wir haben Erfahrung mit gängigen ERP- und Warenwirtschaftssystemen im deutschen Mittelstand.
In einem kostenlosen 20-Minuten-Prozess-Check schauen wir uns gemeinsam an, wie Ihr Auftragseingang heute aussieht – und zeigen Ihnen konkret, was automatisiert werden kann.
SmartProcess Lab – Prozessautomatisierung für den Berliner Mittelstand